4月の「年間予定表の手入力」は、毎年きっちり消耗する
新年度に配られる年間行事予定表。A4で1枚か2枚、1年分の行事が表になって並んでいます。
あれをカレンダーに入れようとすると、だいたい1時間近くかかります。運動会、授業参観、懇談会、短縮授業、振替休日。行が30も40もあって、しかも子どもが2人いれば2倍です。途中で力尽きて「とりあえず直近の3か月だけ」になり、秋になってから予定を知らずに慌てる。毎年これを繰り返している家庭は多いはずです。
手入力が終わらないのは、根気の問題ではありません。1枚の表から数十件を転記するという作業自体が、手でやるには向いていない だけです。
一括登録の流れは「撮影 → 抽出 → 確認 → 登録」
年間予定表をアプリに取り込む場合、手順は4つに分かれます。それぞれで気をつけることが違うので、先に全体像を押さえておきます。
| ステップ | やること | つまずきやすいところ |
|---|---|---|
| 1. 撮影 | 表全体を写真に撮る | 影・反り・見切れで読み取り精度が落ちる |
| 2. 抽出 | 日付と行事名を取り出す | 年度をまたぐ月の年の判定 |
| 3. 確認 | 抽出結果に目を通す | 全件を検算すると手入力と変わらなくなる |
| 4. 登録 | カレンダーに入れる | 誰の予定かの指定漏れ |
撮影：影を作らず、真上から、表全体を1枚に
いちばん結果を左右するのが撮り方です。斜めから撮ると行がゆがみ、日付と行事名の対応がずれます。
- 明るい場所で、真上から 撮る
- 自分の影が紙に落ちないように、光源を背にしない
- 表の端まで入れる。月の見出しが切れると日付の判定が狂う
- 紙が反るなら、本や手で押さえて平らにする
2枚に分かれている予定表は、無理に1枚に収めず、それぞれ分けて撮ったほうが精度が出ます。
抽出：年度をまたぐ月に注意
年間予定表でいちばん間違いが起きるのが、1月・2月・3月です。4月始まりの表なので、これらは翌年になります。
表に西暦が書かれていないことも多く、ここは取り込んだあとに確認したほうが確実です。3学期の予定だけは年をチェックする、と決めておくと漏れません。
確認：全部は見ない
抽出結果を1件ずつ検算しはじめると、手入力と労力が変わらなくなります。それでは意味がありません。
見るのは次の3つに絞ります。
- 年度をまたぐ月（1〜3月）の年
- 時間の指定があるもの（授業参観、懇談会）
- 自分が休みを取る必要があるもの
行事名の細かい表記ゆれは、あとから直せば十分です。
登録：誰の予定かを先に決める
きょうだいがいる家庭では、登録時に「誰の予定か」を指定しないと、あとで見分けがつかなくなります。学年別に行事が違う場合はなおさらです。
表そのものが学年共通でも、登録の時点で子ども別に分けておく と、あとの運用が楽になります。
「いえのーと」で年間予定表を取り込む
私たちが作っている家族共有アプリ「いえのーと」の「AI登録」は、この4ステップのうち撮影以外をまとめて引き受けます。
画面下の「AI登録」から「撮影」を選び、年間予定表を写します。送信したら、あとは閉じてしまって構いません。解析が終わると通知が届きます。
通知を開くと、読み取られた予定がカードで並びます。
カードごとに日時と担当者を直せるので、上に書いた「1〜3月の年」「担当者の指定」はここで整えます。カレンダーに入れる項目は担当者が必須なので、指定漏れのまま登録されることはありません。
登録した予定は家族全員に自動で共有されます。撮った予定表の写真も「AI登録 履歴」に残るため、紙は処分して構いません。
ステップごとの画面は AI登録の使い方ガイド にまとめています。
年間予定は「変わる前提」で入れておく
年間予定表は、年度の途中で必ず変わります。運動会の日程変更、感染症による行事の中止、振替休日の追加。
だからこそ、最初に全部入れておく価値があります。予定が入っていれば「変更の連絡」が意味を持ちますが、そもそも入っていなければ、変更されたことにも気づけません。
完璧に入れようとせず、8割の精度でいいので1年分を先に置いてしまう。これが年間予定表のいちばん効く扱い方です。